Soluciones · Asesorías

Menos papeleo en tu despacho.

Automatiza el registro de facturas, responde a las dudas de tus clientes y comparte la información del despacho con tu equipo.

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Lo que gana un despacho con Genki.

Recoger la documentación

A mano · 5 pasos

  1. Abrir el correo
  2. Ver de qué cliente es
  3. Descargar cada adjunto
  4. Subirlo a su carpeta
  5. Contestar al cliente

Con Genki

El agente lo guarda en la carpeta del cliente y le confirma lo que ha llegado.

Registrar las facturas

A mano · 4 pasos

  1. Comprobar base más IVA
  2. Validar el NIF
  3. Mirar que no esté repetida
  4. Pasarla al libro

Con Genki

Las comprueba y las anota en su libro. Si algo no cuadra, te avisa con el motivo.

Reclamar lo que falta

A mano · 3 pasos

  1. Repasar carpeta por carpeta
  2. Hacer la lista
  3. Escribir a cada cliente

Con Genki

Cada lunes tienes la lista y un recordatorio preparado para cada cliente.

Calcula lo que ganáis

Con vuestros números. Mueve los valores y verás el tiempo que hoy se va en hacerlo a mano.

Recoger la documentación

Registrar las facturas

Reclamar lo que falta

634 €al mes en tiempo del equipo
29horas al mes
3,6jornadas de 8 horas

Genki hace el trabajo y el equipo lo revisa en el historial. Desde 12 € al mes. Ver precios →

  • Trabaja cuando llega el correo

    No espera a que alguien abra la bandeja. El agente se despierta con cada correo de un cliente de la lista.

  • Con vuestros criterios

    Responde con la hoja de encargo, los criterios y las circulares del despacho, y cita de dónde sale cada cosa.

  • El equipo revisa, no repite

    Cada ejecución queda en su historial. Lo que no cuadra o es delicado sigue pasando por vosotros.

Cómo implantarlo desde cero.

El orden para ponerlo en marcha en una empresa. La guía de primeros pasos hace buena parte contigo, una pregunta cada vez, y todo se puede cambiar después.

01Base

  1. 01

    Crea la organización

    Una organización para tu despacho, con un asiento por persona. Lo que se monte dentro es de la empresa, no de quien lo monta.

  2. 02

    Conecta la cuenta central

    El correo y la nube de tu despacho, en Google o en Microsoft, con los permisos que elijáis uno a uno. Los agentes de la organización trabajan con ella.

  3. 03

    Dile dónde están los datos

    Genki lee la hoja o el programa donde ya los tenéis. Si no los tenéis ordenados, crea la hoja con las columnas que necesita.

    ¿Dónde tenéis los datos de los clientes?

    • En un Excel
    • Holded, Odoo, A3, Sage…
    • No lo tenemos ordenado

02Conocimiento

  1. 04

    Carga la Biblioteca

    Una colección con lo que el equipo consulta cada día. Si está en una carpeta de Drive u OneDrive, se vincula y se mantiene al día.

    Criterios del despachoSube tu hoja de encargo, tus criterios contables y las circulares que mandáis. El agente y el chat los consultan antes de responder.
  2. 05

    Crea la voz de tu despacho

    Explica cómo tiene que sonar y dale vuestro manual de estilo y unos cuantos correos. Los agentes escriben con ella.

    • Voz del despacho

03Automatización

  1. 06

    Monta los agentes

    Cada uno hace un flujo concreto. Contestas unas preguntas, una cada vez, y revisas cómo queda antes de crearlo.

    Recogida de documentación Guarda en la carpeta de cada cliente lo que manda y le confirma que ha llegado.

    Lo que te pregunta

    • ¿De quién acepta documentación?
    • ¿Cómo sabéis de qué cliente es?
    • ¿Cómo tenéis las carpetas de cada cliente?
    • ¿Le contestáis al cliente?
    Registro de facturas Anota en su libro las facturas que manda cada cliente, después de comprobarlas.

    Lo que te pregunta

    • ¿Dónde anotáis las facturas recibidas?
    • ¿Qué comprobáis antes de dar una factura por buena?
    • Si algo no cuadra…
    • Cuando haya que avisar a alguien, ¿a quién?
  2. 07

    Programa las tareas

    Lo que tiene que pasar a una hora fija, sin que nadie tenga que acordarse.

    Clientes sin documentaciónCada lunes te dice qué clientes no han mandado la documentación del trimestre.

04Equipo

  1. 08

    Invita al equipo

    Cada persona entra con su asiento. Comparte los agentes, las tareas y la Biblioteca, y tiene además su propio Genki para su día a día.

  2. 09

    La primera semana, ajusta

    Cada ejecución queda en su historial, paso a paso. Lo que no salga como queríais se cambia desde la ficha del agente, sin empezar de nuevo.